A digitalização de documentos é uma prática cada vez mais comum em cartório extrajudicial, impulsionada pela busca por eficiência, economia de espaço e facilidade de acesso à informação. No entanto, mais do que simplesmente transformar documentos físicos em arquivos digitais, é essencial garantir que esse processo ocorra em conformidade com as normas e diretrizes oficiais.
A importância das boas práticas do CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) estabelece diretrizes fundamentais para a digitalização e gestão de documentos digitais. Seguir essas boas práticas é indispensável para assegurar a autenticidade, integridade, confiabilidade e acessibilidade dos documentos ao longo do tempo.
Entre os principais pontos orientados pelo CONARQ estão:
- Utilização de formatos digitais recomendados, como PDF/A;
- Resolução mínima de digitalização, garantindo legibilidade;
- Inclusão de metadados para facilitar a recuperação e o gerenciamento dos arquivos;
- Registro e rastreamento de todo o processo de digitalização.
Essas diretrizes não apenas padronizam os procedimentos, como também asseguram que os documentos digitais tenham valor jurídico, administrativo e histórico quando necessário.
Armazenamento digital segundo o CNJ
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) também recomenda orientações específicas quanto ao armazenamento das imagens digitais, especialmente no âmbito do Poder Judiciário, mas com boas práticas aplicáveis a outras instituições.
Conforme o CNJ, é essencial que os arquivos digitais:
- Sejam armazenados em ambientes seguros, com controle de acesso e proteção contra perdas;
- Contem com sistemas de backup periódicos, inclusive em locais geograficamente distintos (backup off-site);
- Utilizem soluções que garantam a longevidade dos arquivos digitais, como repositórios confiáveis e com migração periódica de formatos, quando necessário.
Além disso, o CNJ ressalta a importância da governança da informação digital, com políticas claras de gestão documental, definindo responsabilidades, prazos de guarda e critérios de descarte ou preservação.
Considerações finais
A digitalização em conformidade não é apenas uma questão técnica, é um compromisso com a preservação da memória institucional, com a transparência e com a segurança jurídica. Seguir as orientações do CONARQ e do CNJ significa garantir que a transformação digital do seu cartório ocorra de forma segura, eficiente e responsável.
Se o seu cartório está em processo de digitalização de documentos, avalie cuidadosamente os procedimentos adotados e busque sempre alinhar-se às normas vigentes. A conformidade hoje é o que garante a confiabilidade amanhã.