Atualmente, grande parte dos processos que envolvem certificação dependem do uso do certificado digital. Mas, afinal, como utilizar essa ferramenta de forma correta e em conformidade com as normas que regem os serviços notariais e de registro?
É fundamental que os cartórios estejam atentos o certificado digital é pessoal e intransferível. O uso indevido, como o compartilhamento entre colaboradores ou a utilização de usuários genéricos, além de colocar em risco a segurança da informação, também configura descumprimento das normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
Adotar as práticas corretas no uso do certificado digital não é apenas uma exigência normativa, mas uma ação que protege tanto a serventia quanto seus colaboradores de riscos operacionais e jurídicos. O descuido nesse aspecto pode acarretar sérios problemas, como fraudes e comprometimento da responsabilidade civil e criminal de quem consta como titular do certificado utilizado de forma indevida.
O que diz o Provimento nº 74/2018?
O Provimento nº 74/2018 do CNJ, que estabelece requisitos mínimos de tecnologia da informação para os serviços notariais e de registro, é claro quanto a isso. Veja o que dispõe o Artigo 4º:
Art. 4º O titular delegatário ou o interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de “usuários genéricos”.
Essa exigência tem um motivo claro, garantir a rastreabilidade, autenticidade e segurança das operações realizadas dentro da serventia. O não cumprimento dessa norma abre brechas para fraudes, dificulta investigações e pode responsabilizar indevidamente o titular do certificado quando utilizado de forma irregular.
Por que é tão importante garantir o uso correto do certificado digital?
Nos dias atuais, qualquer cartório comprometido com a segurança da informação deve assegurar que todos os colaboradores que realizam operações digitais possuam um certificado digital ativo, válido e exclusivo. Isso protege não só a instituição, mas também cada profissional envolvido.
Além disso, em caso de incidentes, a existência de certificados digitais pessoais permite a devida apuração dos fatos, com acesso a trilhas de auditoria, evidências digitais e a identificação precisa dos responsáveis por cada operação.
Conclusão
Ter consciência de que o certificado digital é estritamente pessoal e intransferível é essencial. Cabe aos oficiais de cartório garantir que essa prática seja seguida rigorosamente dentro da serventia. Dessa forma, é possível assegurar conformidade com as normas, proteger o cartório contra riscos e fraudes e fortalecer as políticas de segurança da informação.