Se a resposta for não, é possível que o retorno sobre o investimento (ROI) esteja abaixo do esperado.
Um dos principais motivos para isso costuma ser a gestão inadequada dos processos relacionados ao uso do sistema. Essa falha impacta diretamente na eficiência, produtividade e na motivação da equipe.
A baixa produtividade e a desmotivação dos colaboradores podem indicar que há problemas no aproveitamento do sistema. Nesses casos, é essencial contar com uma consultoria especializada ou com o apoio de TI para identificar as causas. A falta de comunicação e de coordenação entre a empresa fornecedora do sistema e a equipe interna pode gerar dados imprecisos, decisões equivocadas e até a desvalorização dos colaboradores, resultando em acúmulo de tarefas e queda de desempenho.
Outro desafio recorrente é a resistência à mudança e a falta de padronização. Quando os colaboradores não recebem orientações claras ou quando os processos não estão bem definidos, a adoção do sistema fica comprometida. Por isso, é fundamental que a empresa fornecedora do software mantenha uma comunicação transparente, garantindo que as instruções cheguem de forma clara e aplicável ao dia a dia do cartório.
Além disso, o CNJ e suas organizações têm exigido cada vez mais padronização e qualidade das informações. Isso impacta diretamente o lançamento de dados em sistemas cartorários. Uma má gestão da informação pode gerar retrabalho, aumento de custos operacionais e dificuldade na comprovação de informações integradas, comprometendo a interoperabilidade exigida.
Em resumo, os impactos de uma gestão inadequada incluem:
* Baixa produtividade
* Resistência da equipe
* Dados imprecisos
* Baixo retorno sobre o investimento
* Falta de padronização
Por isso, é fundamental que o cartório analise suas operações, identifique melhorias e busque aumentar a eficiência, reduzindo custos e desperdícios.
Faça os seguintes questionamentos:
* O cartório está utilizando o sistema contratado de forma integral?
* Os recursos humanos e financeiros estão sendo alocados corretamente?
* O nível de automação já garante segurança, eficiência e gestão eficaz?
Quanto mais o cartório utilizar o sistema em sua totalidade, maiores serão os ganhos em segurança, eficiência e valorização da equipe.