Um cartório que não administra adequadamente seus processos e não avalia os erros cometidos pelos usuários tende a enfrentar impactos negativos significativos. Por isso, é essencial identificar a causa raiz das falhas para promover a melhoria contínua das operações.
Muitas vezes, é preciso analisar se o problema decorre de uma falha humana, da falta de treinamento sobre o fluxo de trabalho ou até mesmo de erros no sistema administrativo utilizado.
Registrar de forma detalhada cada problema ou não conformidade é fundamental. Esse cuidado permite identificar a origem do erro com mais clareza, evitando equívocos comuns, como solicitar ao fornecedor do sistema uma adequação que, na verdade, tenta apenas contornar falhas crônicas do próprio processo.
Alterações indevidas no sistema podem comprometer sua segurança e afetar todo o fluxo operacional, criando vulnerabilidades e tornando os processos menos eficazes e menos seguros.
Um exemplo comum é quando o cartório solicita à empresa fornecedora alterações que parecem resolver erros recorrentes, mas que deveriam ser tratadas como uma revisão completa do processo — considerando todos os seus aspectos, e não simplesmente criando mais uma regra no sistema. Embora seja natural esperar que o sistema ofereça mecanismos para evitar erros grosseiros e facilmente preveníveis pelo usuário, é importante compreender que solicitar ajustes constantes pode, com o tempo, fragilizar a plataforma e comprometer sua integridade.
É fundamental analisar se os processos internos do cartório estão alinhados com o fluxo proposto pelo sistema adotado. Esse alinhamento otimiza o trabalho, elimina retrabalhos e garante maior eficácia na prestação dos serviços. Sempre que surgir uma inconformidade, é preciso avaliar todos os fatores envolvidos para encontrar a verdadeira origem do problema e não simplesmente atribuir sua causa ao setor de informática.
Um dos métodos mais utilizados para identificar melhorias nos processos de negócio é o modelo “As Is” e “To Be”. O “As Is” consiste em documentar como os processos funcionam atualmente, com todos os seus problemas e ineficiências, criando uma referência inicial. Em seguida, é desenvolvido o modelo “To Be”, onde são planejadas as correções, atualizações e melhorias necessárias para atingir o desempenho desejado.
A informatização tem como objetivo aumentar a eficiência, a rapidez e a segurança das operações por meio da tecnologia. Portanto, compreender e aplicar corretamente os modelos “As Is” e “To Be” é essencial para evitar prejuízos à saúde operacional dos processos do cartório.