Você já parou para pensar no verdadeiro motivo pelo qual contratou a empresa fornecedora do sistema utilizado em seu cartório? Essa é uma reflexão muito importante. Se a empresa não estiver entregando aquilo que você esperava seja em qualidade, produtividade ou atendimento talvez seja o momento de conversar com o seu TI e com os responsáveis pelo sistema.
Para ajudar nessa análise, considere alguns pontos:
Perguntas essenciais para refletir:
* Você questionou a empresa sobre o fluxo de trabalho para o qual o sistema foi modelado?
* Dentro dos processos do seu cartório, a utilização desse sistema interfere positivamente ou negativamente nos trâmites?
* Seu cartório tem facilidade para se adaptar ao novo modelo de administração proposto pelo sistema?
* A empresa fornecedora oferece flexibilidade para ajustar pontos essenciais nos processos, evitando impactos negativos?
* Quais benefícios o cartório realmente obterá ao se adequar ao fluxo de trabalho para o qual o sistema foi desenvolvido?
Essas são algumas das perguntas que devem estar à mesa ao avaliar por que você escolheu essa empresa — e se ela realmente contribui para otimizar e evoluir a produtividade do cartório.
Aparência não é tudo
Um sistema com design moderno e aparência bonita pode impressionar, mas isso não significa que ele será útil na prática. Recursos que não fazem parte do dia a dia do cartório acabam gerando ruído, retrabalho e frustração. Por isso, é fundamental analisar o que realmente importa: desempenho, estabilidade, aderência aos processos e suporte eficiente.
E quando você percebe que o sistema é problemático?
Se, após essa análise, você conclui que o sistema fornecido tem falhas, limitações ou baixa qualidade, isso precisa ser levado a sério. Um software ruim aumenta custos operacionais, reduz produtividade e impede o crescimento do cartório.
Antes de decidir, questione
Converse com a empresa fornecedora sobre suas necessidades reais. Pergunte sobre versões mais atuais, melhorias em andamento ou até o desenvolvimento de novos módulos que atendam melhor ao seu fluxo de trabalho.
Essa reflexão não é importante apenas na contratação, mas também no momento em que você considera trocar de fornecedor.
Converse com o TI, com os colaboradores que utilizam o sistema diariamente e avalie todas as possibilidades.