Os cartórios estão enfrentando um cenário cada vez mais desafiador diante da crescente demanda por adequações tecnológicas, impulsionadas pela necessidade de cumprimento de normas, provimentos e obrigações regulatórias.
Esse cenário também tem gerado impactos significativos sobre as empresas fornecedoras de sistemas para cartórios. Muitas empresas de software estão enfrentando dificuldades para acompanhar o volume e a complexidade das adaptações exigidas, especialmente quando seus sistemas foram desenvolvidos de forma fragmentada ou possuem pouca integração entre seus diferentes módulos.
Há soluções em que os sistemas simplesmente não se comunicam adequadamente entre si. Isso acaba obrigando os colaboradores a realizar retrabalhos, inserir informações diversas vezes e utilizar procedimentos manuais para complementar processos que deveriam ocorrer de forma integrada. O resultado é o aumento da possibilidade de erros operacionais, perda de produtividade e maior dificuldade na manutenção da segurança e da confiabilidade das informações.
Também existem situações em que o conhecimento específico sobre a rotina e as necessidades de um cartório não é suficientemente aprofundado por parte da empresa responsável pelo desenvolvimento da solução. Desenvolver um sistema para o ambiente cartorário não significa apenas criar funcionalidades tecnológicas: é necessário compreender os procedimentos, as responsabilidades, os fluxos de trabalho, as exigências regulatórias e, principalmente, a realidade operacional de um cartório.
Adequações que não acontecem da noite para o dia
É importante compreender que determinadas adaptações tecnológicas podem exigir várias semanas ou até meses para serem implementadas de maneira adequada.
Estamos falando de ambientes que trabalham com um grande volume de informações, bases de dados extensas, integrações entre diferentes sistemas e, em muitos casos, mecanismos avançados de autenticação e segurança, como OAuth 2.0, certificados digitais e outros recursos destinados à proteção do acesso e da transmissão de informações.
Quando uma nova exigência regulatória é publicada, portanto, não basta simplesmente “adicionar uma função” ao sistema. Muitas vezes, é necessário revisar processos, alterar estruturas de banco de dados, desenvolver novas integrações, realizar testes, validar mecanismos de segurança e, posteriormente, implantar a solução no ambiente de produção.
Todo esse processo naturalmente pode gerar atrasos e, consequentemente, preocupação e apreensão por parte dos registradores e responsáveis pelos cartórios.
O desafio imposto pelo Provimento 213
O próprio ambiente cartorário também vem enfrentando uma grande demanda de adaptações tecnológicas em razão das exigências relacionadas ao Provimento 213.
É importante deixar claro: o fato de uma norma exigir adequações não significa que ela seja desnecessária. Pelo contrário. Requisitos relacionados à segurança da informação, proteção de dados, controle de acessos, continuidade operacional e governança tecnológica são fundamentais para garantir maior segurança ao ambiente cartorário.
O ponto que merece reflexão está na capacidade prática de implementação dessas exigências.
Talvez o processo de conscientização e preparação dos registradores para essa transformação tecnológica tenha sido insuficiente. Em alguns casos, a percepção sobre o tamanho do trabalho necessário para adequar efetivamente a estrutura tecnológica do cartório pode ter chegado tarde demais.
E o problema não está necessariamente na aquisição de novos equipamentos.
O verdadeiro gargalo pode estar na comprovação
Um dos maiores desafios para os cartórios pode estar justamente em compreender se a estrutura tecnológica existente é capaz de atender aos requisitos exigidos e, principalmente, se o cartório consegue demonstrar tecnicamente que esses requisitos estão sendo cumpridos.
Não basta afirmar que existe um servidor, um firewall, um sistema de backup ou determinado mecanismo de segurança.
É necessário saber como esses recursos estão configurados, como são utilizados, quais controles existem, quais evidências podem ser apresentadas e de que maneira todo esse conjunto está estruturado dentro de uma política de segurança e governança tecnológica.
Nesse sentido, os recentes ajustes promovidos pelo Provimento 243/2026, especialmente no que diz respeito aos critérios de enquadramento e aos prazos, podem ser interpretados também como um indicativo da complexidade prática encontrada na implementação das exigências.
Isso demonstra que a discussão vai muito além da simples compra de equipamentos ou contratação de novos serviços.
O verdadeiro desafio é estruturar o ambiente tecnológico de forma que ele seja seguro, integrado, documentado, auditável e capaz de demonstrar conformidade.
Não há como correr
Como já abordamos no artigo anterior, “não há como correr”.
O momento exige tomada de decisões.
Os cartórios precisam olhar para sua estrutura de TI não apenas como uma área de suporte, mas como uma parte estratégica da própria operação. Tecnologia, segurança da informação e compliance precisam caminhar juntos para que o cartório consiga enfrentar não apenas as exigências atuais, mas também as próximas transformações que certamente virão.
Por isso, não deixe para depois.
Comece analisando os principais pontos dessa jornada de transformação tecnológica:
Seu ambiente de TI está realmente preparado para esse propósito?
Seu sistema possui recursos capazes de atender aos requisitos exigidos pelo Provimento 213 ou ainda está distante de uma estrutura adequada de conformidade?
Você consegue comprovar tecnicamente que os controles existentes estão funcionando?
Seus sistemas são integrados ou sua equipe ainda depende de retrabalho e procedimentos manuais?
Existe documentação, controle, evidência e governança sobre os processos tecnológicos do cartório?
Essas são reflexões que precisam ser feitas agora.
A adequação tecnológica não deas como uma obrigação regulatória, mas como uma oportunidade de estruturar melhor o cartório, reduzir riscos, aumentar a eficiência operacional e elevar o nível de segurança das informações.
O momento de começar essa transformação é agora.
Analise. Planeje. Estruture.
E mãos à obra.